Mất giấy khai sinh thì xin bản sao, không phải làm lại
Nhiều người gõ tìm thủ tục "cấp lại giấy khai sinh" nhưng không ra kết quả, đơn giản vì trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia thủ tục này mang tên khác: Cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh, mã 2.000635.
Thủ tục này dành cho trường hợp việc khai sinh của bạn vẫn còn trong sổ đăng ký hộ tịch hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Bạn chỉ xin cấp một bản sao từ dữ liệu đó, và bản sao này có giá trị sử dụng như bản gốc trong các thủ tục hành chính.
Chỉ khi bản chính giấy khai sinh đã mất và sổ đăng ký khai sinh cũng không còn, bạn mới phải làm một thủ tục khác, phức tạp hơn: Đăng ký lại khai sinh, mã 1.004884.
Lệ phí: 8.000 đồng
Bản công bố ghi 8.000 đồng, áp dụng như nhau cho cả ba hình thức nộp: trực tiếp, trực tuyến và qua bưu chính. Không có chuyện online đắt hơn hay rẻ hơn trực tiếp.
Bao lâu có kết quả: trong ngày, hoặc ngày làm việc kế tiếp nếu nộp sau 15 giờ
Ô thời gian trong bảng thủ tục để trống, nhưng phần trình tự thực hiện lại nêu một mốc rất cụ thể: hồ sơ đầy đủ, hợp lệ mà được tiếp nhận sau 15 giờ thì cơ quan hẹn và trả kết quả trong ngày làm việc tiếp theo. Ngược lại, hồ sơ nộp trước 15 giờ được xử lý ngay trong ngày.
Nộp trực tuyến thì Phiếu hẹn được gửi ngay qua thư điện tử hoặc tin nhắn điện thoại. Trường hợp cơ quan cần kiểm tra, xác minh mà không trả kết quả đúng hẹn, họ phải lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả, nêu rõ lý do chậm.
Nộp ở đâu
Cơ quan thực hiện là Cơ quan quản lý cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử. Bản công bố nói rõ: cá nhân có quyền lựa chọn thực hiện thủ tục hành chính về hộ tịch tại cơ quan đăng ký hộ tịch nơi cư trú — tức là bạn không bắt buộc phải về nơi đăng ký khai sinh ban đầu.
- Nộp trực tiếp — tại Trung tâm Phục vụ hành chính công có thẩm quyền, và nộp phí ngay tại đó.
- Nộp trực tuyến — truy cập Cổng Dịch vụ công Quốc gia hoặc Ứng dụng định danh quốc gia (VNeID), khai theo mẫu điện tử tương tác, đính kèm bản chụp hoặc bản sao điện tử giấy tờ liên quan, rồi nộp phí qua chức năng thanh toán trực tuyến.
Hồ sơ cần chuẩn bị
Bản công bố liệt kê hồ sơ khá dài vì gộp cả quy trình tiếp nhận. Những thứ bạn thực sự phải chuẩn bị gồm:
- Tờ khai đề nghị cấp bản sao Trích lục hộ tịch theo mẫu, nếu người yêu cầu là cá nhân. Nộp trực tuyến thì khai theo mẫu điện tử tương tác trên Cổng dịch vụ công.
- Giấy tờ tùy thân có dán ảnh — hộ chiếu, thẻ căn cước, căn cước công dân, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, hoặc giấy tờ khác có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú — chỉ cần khi cơ quan đăng ký hộ tịch không khai thác được thông tin nơi cư trú của bạn. Đây là lúc cần đến văn bản xác nhận thông tin về cư trú (thủ tục mã 1.010041, miễn phí).
- Văn bản ủy quyền — nếu bạn nhờ người khác đi làm thay.
Nếu thông tin cá nhân trong các giấy tờ này đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử và hệ thống khai thác được, bạn không phải xuất trình. Khi gửi hồ sơ qua bưu chính, phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình.
Có một điều khoản đáng biết trong bản công bố: người tiếp nhận có trách nhiệm tiếp nhận đúng, đủ hồ sơ theo quy định của pháp luật hộ tịch, không được yêu cầu người đăng ký hộ tịch nộp thêm giấy tờ ngoài quy định. Nếu bị đòi giấy tờ lạ, bạn có quyền hỏi căn cứ cụ thể.
Căn cứ pháp lý
- Luật số 60/2014/QH13 — Luật Hộ tịch
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch
- Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến
- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp
- Thông tư của Bộ Tư pháp hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP
Mất giấy khai sinh thì một bản sao là đủ
Chỉ với 8.000 đồng, bản sao trích lục đáp ứng được gần như mọi thủ tục hành chính cần đến giấy khai sinh. Nếu bạn chỉ dùng cho mục đích hành chính thì không cần cố đi tìm lại bản chính.
Nhưng nếu lần này bạn mất cả một xấp giấy tờ, thì ngoài giấy khai sinh, hãy nghĩ tới những thứ tốn kém hơn nhiều khi phải làm lại, như thẻ căn cước hay hộ chiếu. Đăng một tin tìm giấy tờ trên timgiup.com là việc nên làm và không mất phí: nếu có người nhặt được cả xấp giấy tờ ấy, bạn tiết kiệm được cả tiền lẫn thời gian.