Khi nào mới phải đăng ký lại khai sinh
Thủ tục Đăng ký lại khai sinh, mã 1.004884, chỉ dành cho một trường hợp: bản chính giấy khai sinh đã mất và sổ đăng ký khai sinh cũng không còn. Nếu sổ hoặc cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử vẫn còn dữ liệu khai sinh của bạn, thì thủ tục đúng chỉ là xin bản sao trích lục (mã 2.000635, lệ phí 8.000 đồng) — nhanh và đơn giản hơn nhiều.
Vì hồ sơ đăng ký lại phức tạp hơn hẳn, hãy hỏi cơ quan đăng ký hộ tịch xem dữ liệu của bạn còn hay không trước khi bắt tay chuẩn bị giấy tờ.
Lệ phí: mức thu do Hội đồng nhân dân tỉnh quyết định
Bản công bố ghi trường lệ phí là 0 nhưng kèm mô tả: mức lệ phí cụ thể do Hội đồng nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quyết định. Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo và các đối tượng được miễn khác.
Nói cách khác, con số 0 trên cổng không có nghĩa là "miễn phí cho mọi người" — nó chỉ là một ô trống, vì mức thu khác nhau theo từng tỉnh. Bài viết này không nêu một con số cho phần đó. Cách chắc chắn nhất là hỏi cơ quan đăng ký hộ tịch nơi bạn nộp, hoặc tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân tỉnh về mức thu lệ phí hộ tịch. Nếu bạn thuộc gia đình có công với cách mạng hoặc hộ nghèo, nhớ mang giấy tờ chứng minh để được miễn.
Thời gian giải quyết: 5 ngày
Bản công bố ghi 5 ngày cho cả ba hình thức nộp: trực tiếp, trực tuyến và qua bưu chính. Ở thủ tục này cổng không ghi rõ đó là ngày làm việc hay ngày thường, nên tốt nhất bạn cứ tính dư thời gian ra.
Hồ sơ cần chuẩn bị
- Tờ khai đăng ký lại khai sinh theo mẫu, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã nộp đủ các giấy tờ hiện có. Nộp trực tuyến thì dùng mẫu hộ tịch điện tử tương tác, cam đoan các thông tin cung cấp là đúng sự thật và không còn bản chính Giấy khai sinh.
- Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ có thông tin liên quan đến nội dung khai sinh, gồm bản sao Giấy khai sinh do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hợp lệ (bản sao chứng thực từ bản chính, hoặc bản sao được cấp từ Sổ đăng ký khai sinh). Nếu không có, nộp bản sao giấy tờ hợp lệ khác do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, như Giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước.
- Giấy tờ tùy thân có dán ảnh — hộ chiếu, thẻ căn cước công dân, thẻ căn cước, căn cước điện tử, giấy chứng nhận căn cước, hoặc giấy tờ khác có ảnh và thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp.
- Giấy tờ chứng minh thông tin về cư trú — chỉ khi cơ quan đăng ký hộ tịch không khai thác được thông tin nơi cư trú của bạn.
- Văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị — nếu người yêu cầu là cán bộ, công chức, viên chức, hoặc người đang công tác trong lực lượng vũ trang.
- Văn bản ủy quyền — nếu nhờ người khác làm thay.
Bản công bố nêu rõ trách nhiệm của người yêu cầu: nộp đầy đủ bản sao các giấy tờ nêu trên nếu có, và cam đoan đã nộp đủ các giấy tờ mình có, chịu trách nhiệm về nội dung cam đoan. Nếu cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác được các thông tin này qua kết nối với Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử hoặc Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thì bạn không phải nộp.
Khi gửi hồ sơ qua bưu chính, phải gửi kèm bản sao có chứng thực các giấy tờ phải xuất trình.
Ai giải quyết, và bạn nhận lại được giấy gì
Hồ sơ nộp trực tiếp qua Trung tâm Phục vụ hành chính công; cán bộ tiếp nhận chuyển hồ sơ đến Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền xử lý. Công chức tư pháp hộ tịch ghi nội dung vào Sổ đăng ký khai sinh, cập nhật lên Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung, rồi in Giấy khai sinh trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân cấp xã ký và chuyển về Trung tâm Phục vụ hành chính công để trả cho bạn.
Điểm khác biệt đáng chú ý: kết quả bạn nhận được là một Giấy khai sinh thật, không phải bản sao trích lục.
Trong lúc chờ, nếu cơ quan gửi thông tin để bạn xác nhận mà bạn không phản hồi sau thời hạn một ngày, hồ sơ được coi là đã thống nhất và cơ quan tiếp tục xử lý. Vậy nên hãy theo dõi tin nhắn hoặc email. Nếu cơ quan cần kiểm tra, xác minh mà không trả kết quả đúng hẹn, họ phải lập Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả nêu rõ lý do chậm.
Thủ tục liên quan
Nếu việc khai sinh của bạn có yếu tố nước ngoài, thủ tục tương ứng là Đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài, mã 2.000522.
Căn cứ pháp lý
- Luật số 60/2014/QH13 — Luật Hộ tịch
- Nghị định số 123/2015/NĐ-CP ngày 15/11/2015 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Hộ tịch
- Nghị định quy định về Cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử, đăng ký hộ tịch trực tuyến
- Nghị định số 120/2025/NĐ-CP ngày 11/6/2025 của Chính phủ quy định về phân định thẩm quyền của chính quyền địa phương 02 cấp trong lĩnh vực quản lý nhà nước của Bộ Tư pháp
- Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công
- Thông tư của Bộ Tư pháp hướng dẫn Luật Hộ tịch và Nghị định 123/2015/NĐ-CP
Gom giấy tờ cũ trước khi đi
Hồ sơ đăng ký lại khai sinh dựa vào mọi giấy tờ cũ có thông tin khai sinh của bạn. Vì vậy trước khi đi, hãy tìm lại bất cứ thứ gì còn giữ được: bản photocopy giấy khai sinh cũ, chứng minh nhân dân cũ, học bạ, sổ bảo hiểm. Càng nhiều giấy tờ để đối chiếu, hồ sơ càng trôi nhanh.
Nếu bạn mất cả xấp giấy tờ, hãy đăng tin tìm trên timgiup.com — không mất phí. Tìm lại được dù chỉ một bản photocopy cũ cũng đã giúp hồ sơ đăng ký lại dễ dàng hơn nhiều.